浅谈医院档案管理
【摘要】 医院档案对一个医院的发展、创新和提高起着至关重要的作用。在高速发展的当今社会，应该加强对医院档案管理的认识，提高保护意识，利用合理现代的手段，使医院档案发挥出它的最大价值。
【关键词】 医院档案； 档案管理； 与时俱进； 提高改善
中图分类号 R197.3文献标识码 B文章编号 1674—6805(2012)26—0140—02
档案的价值在于其真实性和参考性。一个国家可以通过档案的记载吸取历史的经验从而进行经济建设、国防建设、外交活动、文化教育等重要活动。同样医院档案是为医院服务的医疗文件材料和医院建设发展的历史资料，是医院统一管理的重要记载。医院档案对于造福人类、提高人们的健康水平有着重要的意义。医院档案连续记载着医院所有的经历，往往前一阶段形成的档案能为医院现阶段及将来的发展提供依据和凭证。医院档案是医院科学研究的基础，同时也是医院管理工作中的重要参考和医院进行宣传教育的生动资料。
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由此可见，医院档案在如今追求高效率、高质量的服务水平的时代，其作用显得尤为重要。然而，在医院档案的管理过程中仍然存在诸多不足，这些问题不容忽视。
1 医院档案管理中存在的问题
1.1 档案管理的消极化
一些工作人员对档案工作的内容、性质及档案记载的价值还没有正确的认识，再加上单位领导对档案工作重视程度不够，对档案管理工作投入的资金、人力、技术、设备等方面不足，造成工作人员对档案管理的意识存在偏差，致相关人员觉得档案管理工作无足轻重，认为档案管理就是简单的抄写记录，保存看管，大多只为应付医院信息外调和内部查档。从而导致档案管理工作者对该项工作持一种消极的态度，总是被动地去工作，在工作中缺乏创新性，没有取得与时俱进的研究成果，也没有使医院档案发挥其应有的作用。
1.2 工作人员对档案管理工作意识不强
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从事档案管理工作的人员所学专业知识与档案管理工作的要求不一致，他们缺乏对档案管理应有的理论知识，对该工作的认识不够，且现在档案工作的现状，决定着他们的工作意识淡薄，甚至不理解到底什么是档案管理工作，仅仅是肤浅地认为档案就是过去积累下来的文书资料，和实际医疗工作没什么联系，没有必要认真去掌握，从而随意保存，并未认真记录档案内容。有的医院领导基本上不过问医院档案的管理工作，造成从事档案管理的工作人员工作意识淡薄，有的工作人员根本不把它当作一项专门的职业来对待，使很多有意义的医疗文献资料不能很好地被保存，甚至丢失。
1.3 医院档案管理规章制度不完善
有些单位制定的档案管理规章制度形同虚设，甚至没有建立相关制度。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理体系。各级医院根据自己的理解和实践进行管理，导致存档不规范、不科学，致使许多应该被纳入管理的档案没有纳入管理及一些珍贵资料丢失。因此，当医院需要参考和借鉴时，无法找到相关历史资料，而使医院失去了一条真实可靠的线索。
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1.4 档案管理人员配备不足，业务水平，专业素质不高
档案管理专业的人员较少，很多医院配备的档案工作人员并非本专业毕业，再加上医院对于档案管理培训意识淡薄，造成医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与新时期档案管理的发展要求有一定的差距。工作人员对档案管理工作没有一个清楚地认识，未掌握工作上的专业操作，或责任心不强，应付了事。如此的人员配备不专业，导致了管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力，档案管理低效、人员不稳定，不适应新形势下档案事业发展。而实际上档案管理是一项专业性、技术性及政策性都很强的工作，对档案管理人员专业素质的要求也较高，可见目前档案管理工作人员的专业素质亟待提高[1]。
通过了解分析医院档案管理工作的现状和存在的问题，医院应相应地采取一些对策。近年来，卫生事业单位不断改革，医院档案也迎来了新的管理理念和管理方法。
2 对策
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2.1 加强培训档案管理人员，提高他们的综合素质，提高档案管理工作水平
医院要定期或不定期地组织档案管理工作人员去进行专业培训，学习与档案管理有关的前沿的业务知识，要主要掌握档案管理的最新的工作理念及方法，还要学习与档案管理工作相关的法律法规。档案管理工作人员还要强化工作意识，对工作认识负责，对在工作中遇到的诸如文献收集、立卷中的问题，要及时向领导反馈，由该工作的负责领导实施探讨，研究解决的办法，还要在整体上确定整改的方向及策略。
2.2 建立现代信息化的档案管理系统，加强档案工作的基础和硬件建设
现代信息网络技术比较发达，各行各业都在应用该技术以跟的上时代发展的步伐。同样，档案管理工作也要改变传统的落后的管理手段，另外，现代的人们也更多地利用网络资源，能较快地便利地找到自己需要的信息，因此，建立应用现代信息网络技术，建立数字化的档案，实现网上归档、网上检索势在必行。利用信息化的方法和手段，还能提高档案的管理水平，也使得信息得到更有效地利用。同时，对于重要的档案，要做好信息备份，有的甚至要用多种方式来备份，这样可以避免因信息损毁或丢失而带来无法弥补的损失。档案管理部门要积极申请并争取本单位领导的支持与帮助，对档案管理基础设施特别是关键设备，要废旧换新，要具备完善的防火、防潮、防盗等专用档案库房，配置铁质档案柜，做好保密管理工作。
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2.3 不断完善档案管理规章制度，以达到长效管理
要立足于本单位的实际，结合现代档案管理工作的现状，建立起科学的、合理的、规范的规章制度，实现真正的制度化管理。要坚守奖罚分明的原则，不管是决策者还是执行者，一定要做到有功必奖，有过必惩，坚持公开公平。
2.4 完善人才机制
医院要有一支相对稳定并且有发展前景的档案管理队伍，培养和引进一批专门从事现代化档案管理的工作人员，使之掌握各种现代技术知识和技能，如软件开发、网站管理、系统维护，充分发挥现代技术在档案管理中的作用，这些人员还要熟悉档案管理业务，具备较高的专业素质，提高档案管理工作人员的综合素质，这样才能推动档案事业更好地发展[2]。
总之，当今社会，医院的档案管理工作就要适应新形势、新要求，要争取用高素质的人才，采用现代化的信息技术及管理制度，创造性地开展档案管理工作，推进其迈出跨越式发展的重要一步。这是档案管理工作职能的主要体现，也是时代发展的必然要求。
参考文献
[1]刘皓.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案，2007，5(11)：34—35.
[2]郭祥丽，严晓春，张馨木.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26(7)：61.
(收稿日期：2012—06—17) (编辑：程旭然), http://www.100md.com(杨腾)
【关键词】 医院档案； 档案管理； 与时俱进； 提高改善
中图分类号 R197.3文献标识码 B文章编号 1674—6805(2012)26—0140—02
档案的价值在于其真实性和参考性。一个国家可以通过档案的记载吸取历史的经验从而进行经济建设、国防建设、外交活动、文化教育等重要活动。同样医院档案是为医院服务的医疗文件材料和医院建设发展的历史资料，是医院统一管理的重要记载。医院档案对于造福人类、提高人们的健康水平有着重要的意义。医院档案连续记载着医院所有的经历，往往前一阶段形成的档案能为医院现阶段及将来的发展提供依据和凭证。医院档案是医院科学研究的基础，同时也是医院管理工作中的重要参考和医院进行宣传教育的生动资料。
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由此可见，医院档案在如今追求高效率、高质量的服务水平的时代，其作用显得尤为重要。然而，在医院档案的管理过程中仍然存在诸多不足，这些问题不容忽视。
1 医院档案管理中存在的问题
1.1 档案管理的消极化
一些工作人员对档案工作的内容、性质及档案记载的价值还没有正确的认识，再加上单位领导对档案工作重视程度不够，对档案管理工作投入的资金、人力、技术、设备等方面不足，造成工作人员对档案管理的意识存在偏差，致相关人员觉得档案管理工作无足轻重，认为档案管理就是简单的抄写记录，保存看管，大多只为应付医院信息外调和内部查档。从而导致档案管理工作者对该项工作持一种消极的态度，总是被动地去工作，在工作中缺乏创新性，没有取得与时俱进的研究成果，也没有使医院档案发挥其应有的作用。
1.2 工作人员对档案管理工作意识不强
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从事档案管理工作的人员所学专业知识与档案管理工作的要求不一致，他们缺乏对档案管理应有的理论知识，对该工作的认识不够，且现在档案工作的现状，决定着他们的工作意识淡薄，甚至不理解到底什么是档案管理工作，仅仅是肤浅地认为档案就是过去积累下来的文书资料，和实际医疗工作没什么联系，没有必要认真去掌握，从而随意保存，并未认真记录档案内容。有的医院领导基本上不过问医院档案的管理工作，造成从事档案管理的工作人员工作意识淡薄，有的工作人员根本不把它当作一项专门的职业来对待，使很多有意义的医疗文献资料不能很好地被保存，甚至丢失。
1.3 医院档案管理规章制度不完善
有些单位制定的档案管理规章制度形同虚设，甚至没有建立相关制度。到目前为止，医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理体系。各级医院根据自己的理解和实践进行管理，导致存档不规范、不科学，致使许多应该被纳入管理的档案没有纳入管理及一些珍贵资料丢失。因此，当医院需要参考和借鉴时，无法找到相关历史资料，而使医院失去了一条真实可靠的线索。
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1.4 档案管理人员配备不足，业务水平，专业素质不高
档案管理专业的人员较少，很多医院配备的档案工作人员并非本专业毕业，再加上医院对于档案管理培训意识淡薄，造成医院档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与新时期档案管理的发展要求有一定的差距。工作人员对档案管理工作没有一个清楚地认识，未掌握工作上的专业操作，或责任心不强，应付了事。如此的人员配备不专业，导致了管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力，档案管理低效、人员不稳定，不适应新形势下档案事业发展。而实际上档案管理是一项专业性、技术性及政策性都很强的工作，对档案管理人员专业素质的要求也较高，可见目前档案管理工作人员的专业素质亟待提高[1]。
通过了解分析医院档案管理工作的现状和存在的问题，医院应相应地采取一些对策。近年来，卫生事业单位不断改革，医院档案也迎来了新的管理理念和管理方法。
2 对策
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2.1 加强培训档案管理人员，提高他们的综合素质，提高档案管理工作水平
医院要定期或不定期地组织档案管理工作人员去进行专业培训，学习与档案管理有关的前沿的业务知识，要主要掌握档案管理的最新的工作理念及方法，还要学习与档案管理工作相关的法律法规。档案管理工作人员还要强化工作意识，对工作认识负责，对在工作中遇到的诸如文献收集、立卷中的问题，要及时向领导反馈，由该工作的负责领导实施探讨，研究解决的办法，还要在整体上确定整改的方向及策略。
2.2 建立现代信息化的档案管理系统，加强档案工作的基础和硬件建设
现代信息网络技术比较发达，各行各业都在应用该技术以跟的上时代发展的步伐。同样，档案管理工作也要改变传统的落后的管理手段，另外，现代的人们也更多地利用网络资源，能较快地便利地找到自己需要的信息，因此，建立应用现代信息网络技术，建立数字化的档案，实现网上归档、网上检索势在必行。利用信息化的方法和手段，还能提高档案的管理水平，也使得信息得到更有效地利用。同时，对于重要的档案，要做好信息备份，有的甚至要用多种方式来备份，这样可以避免因信息损毁或丢失而带来无法弥补的损失。档案管理部门要积极申请并争取本单位领导的支持与帮助，对档案管理基础设施特别是关键设备，要废旧换新，要具备完善的防火、防潮、防盗等专用档案库房，配置铁质档案柜，做好保密管理工作。
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2.3 不断完善档案管理规章制度，以达到长效管理
要立足于本单位的实际，结合现代档案管理工作的现状，建立起科学的、合理的、规范的规章制度，实现真正的制度化管理。要坚守奖罚分明的原则，不管是决策者还是执行者，一定要做到有功必奖，有过必惩，坚持公开公平。
2.4 完善人才机制
医院要有一支相对稳定并且有发展前景的档案管理队伍，培养和引进一批专门从事现代化档案管理的工作人员，使之掌握各种现代技术知识和技能，如软件开发、网站管理、系统维护，充分发挥现代技术在档案管理中的作用，这些人员还要熟悉档案管理业务，具备较高的专业素质，提高档案管理工作人员的综合素质，这样才能推动档案事业更好地发展[2]。
总之，当今社会，医院的档案管理工作就要适应新形势、新要求，要争取用高素质的人才，采用现代化的信息技术及管理制度，创造性地开展档案管理工作，推进其迈出跨越式发展的重要一步。这是档案管理工作职能的主要体现，也是时代发展的必然要求。
参考文献
[1]刘皓.医院档案管理中存在的问题与对策[J].中国档案，2007，5(11)：34—35.
[2]郭祥丽，严晓春，张馨木.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26(7)：61.
(收稿日期：2012—06—17) (编辑：程旭然), http://www.100md.com(杨腾)